Niets is zo lastig als voorafgaand aan een project ervoor zorgen dat alle belangrijke zaken in kaart gebracht zijn. In de meeste projecten wordt er wel eens wat vergeten, SCOPAFIJTH is een uitstekend middel om na te denken over zaken die niet direct bij het project lijken en of stakeholders te triggeren over onderwerpen waar ze nog niet eerder over nagedacht hadden.

SCOPAFIJTH wordt vaak genoemd als middel om impact op ondersteunende processen in kaart te brengen, maar wat niet veel mensen weten is dat SCOPAFIJTH ook een perfect hulpmiddel is om de totale IT impact in kaart te brengen. 

In dit artikel leg ik kort uit hoe SCOPAFIJTH werkt en per onderdeel kort welke Business en IT impact je kan verwachten in combinatie met een aantal voorbeelden. Daarnaast heb ik een handige checklist ontwikkeld waarmee je snel gemakkelijk kan bepalen welke onderdelen van SCOPAFIJTH extra aandacht nodig hebben: 

SCOPAFIJTH de Basics: 

SCOPAFIJTH is een acroniem voor de meest voorkomende ondersteunende processen in een organisatie. Communicatie, Organisatie, Processen, Administratieve Organisatie, Financieel, Informatie, Technology en Huisvesting. De S van Security wordt hier vaak aan toegevoegd omdat Security bijvoorbeeld op het gebied van informatiebeveiliging vaak een eigen rol speelt. Op de volgorde van SCOPAFIJTH staat hier onder beschreven hoe u per onderdeel beschreven welke Business en IT impact u kan verwachten. U kunt ook rechtstreeks naar de onderwerpen springen met onderstaande links.

    Security het eerste SCOPAFIJTH aspect

    Een van de meest belangrijke aspecten op dit moment als het gaat om digitalisering is Security. Dat is misschien ook wel de reden dat Security recentelijk is toegevoegd aan de originele COPAFIJTH. Security heeft niet alleen betrekking op het beveiligen van gegevens maar ook op het beschermen van fysieke en digitale eigendommen van de organisatie.  

     

    Mogelijke betrokken afdelingen

    • Security Office
    • Facility Management
    • Systeem Beheer
    • Juridische afdelingen

    Mogelijke IT Systemen

    • Identity & Acces Management (IAM)
    • Firewalls
    • Toegangssystemen.

    Communicatie het tweede SCOPAFIJTH aspect

    De tweede gaat over Communicatie en dat wil met name zeggen veranderingen in de manier waarop waarop er met interne en externe stakeholders gecommuniceerd wordt, zoals bijvoorbeeld met klanten, medewerkers maar ook externe leveranciers. 

    Mogelijke betrokken afdelingen

    • Sales
    • Marketing
    • Klanten service.
    • Corporate Communicatie

    Mogelijke IT Systemen

    • (email) Marketing Campagne systemen
    • Websites, of intranetten
    • Social media integratie

    Organisatie het derde aspect

    Organisatie gaat over de manier waarop u organisatie is ingericht en dus hoe er samengewerkt wordt het gaat dus over processen en heeft vaak ook effect op personeel.

    Mogelijke betrokken afdelingen

    • Human Resources
    • Backoffice
    • Logistiek
    • Productie Management

    Mogelijke IT Systemen

    • Workflow Management
    • Enterprise Resource Planning (ERP)
    • Intranet

    Personeel 

    Personeel gaat over de mate waarop het personeel in de organisatie beïnvloed wordt. Het kan bijvoorbeeld zijn dat medewerkers nieuwe skills nodig hebben of dat medewerkers kunnen doorgroeien naar een andere functies

    Mogelijke betrokken afdelingen

    • Human Resources (HR)

    Mogelijke IT Systemen

    • HR Systemen
    • Learning sytemen
    • Urenregistratie systemen

    Administratieve organisatie of eigenlijk Besturing en Control

    Administratieve Organisatie, een van de weinige onderdelen die niet lekker klinken en waarvan ook niet direct duidelijk is waar het over gaat. Soms wordt Administratieve organisatie gebruikt als Organisatie, maar Besturing en Control is een betere benadering. Echter SCOPBVFEITH bekt niet echt lekker. 

    Met Administratieve Organisatie wordt eigenlijk de Besturing en Control bedoelt en de impact die daarbij hoort heeft vaak te maken met stuur informatie en of bijbehorende maatregelen. 

    Mogelijke betrokken afdelingen

    • Directie en MT
    • Business Intelligence
    • Audit & Control

    Mogelijke IT Systemen

    • DWH
    • Rapportage tooling. 
    • Procesmanagement. 

    Financieel

    Financieel gaat over de mate dat er impact is op de geldstromen die lopen door het bedrijf, bijvoorbeeld omdat er op een andere manier gefactureerd gaat worden of dat leveranciers op een andere manier moeten gaan betalen

    Mogelijke betrokken afdelingen

    • Financiele Afdeling
    • Inkoop

    Mogelijke IT Systemen

    • Inkoopsystemen
    • Boekhoudsystemen.

    Informatie

    Informatie gaat over de mate waarop er nieuwe informatie tot stand komt of op een andere manier geïnterpreteerd moet gaan worden.

    Als het om informatie gaat is natuurlijk elke afdeling een suspect, echter er zijn een aantal afdelingen die aangewezen kunnen worden als zware gebruikers:

    Mogelijke betrokken afdelingen

    • Business Intelligence
    • Marketing
    • Finance

    Mogelijke IT Systemen

    • Datawarehouse
    • CRM
    • Google Analytics

    Juridisch

    Juridisch gaat over de mate waarop wet en regelgeving effect heeft. Bijvoorbeeld omdat er een wetswijziging is, maar ook omdat er bepaalde regelgeving strict nageleefd moet worden.

    Mogelijke betrokken afdelingen

    • juridische zaken
    • Financiele Afdeling
    • Audit

    Mogelijke IT Systemen

    • Security
    • Data Ware House
    • Document management
    • Legal systems

    Technologie

    Technologie kan op meerdere manieren beschouwd worden, in geval van een impact analyse beschouwen we technology meestal als in de zin van een IT gerelateerd systeem. Technologie kan natuurlijk ook gebruikt worden voor een productie proces of iets dergelijks. Bij Virtual BA focussen we ons op informatietechnologie.

    Mogelijke betrokken afdelingen

    • Applicatie Beheer
    • Systeem Beheer
    • Infrastructuur Beheer
    • Architectuur.

    Mogelijke IT Systemen

    • Werkplekbeheer
    • Kantoor automatisering
    • Monitoring Software

    Huisvesting / Cloud

    Huisvesting ging origineel over de mate waarop er iets veranderd aan de fysieke locatie van mensen, producten en systemen. Maar door de introductie van Cloud technologieen krijgt dit onderwerp tegenwoordig een hele andere betekenis.  

    Mogelijke betrokken afdelingen

    • Facility Management
    • Systeembeheer

    Mogelijke IT Systemen

    • Datacenters
    • Werkplekken
    • Devices
    • Cloud platformen, zoals, AWS of AZure
    Op basis van bovenstaande ook benieuwd of u alle impact van uw project in kaart hebt, maak dan gebruik van een van onze tools, analyses of maak een afspraak zodat wij u verder kunnen helpen.

    Business Analyse as a Service

    Met een vaste doorlooptijd en een vaste prijs. Zodat u snel kan beginnen.

    Consultancy & Detachering

    Voor als u een langere periode een Business Analist of Consultant nodig heeft.

    Bekijk ook eens het blog

    10 Tips for creating perfect User Stories

    10 Tips for creating perfect User Stories

    Often it is believed that a perfect User Story is written like: “As a user X I want to do Y So I can achieve Z”. Some people also believe that this is all what needs to be written down for a development team to create the right results. Therefore, it is not surprising...

    De 5 Best gelezen artikelen op Virtual BA

    De 5 Best gelezen artikelen op Virtual BA

    Het jaar is alweer bijna ten einde, mooi moment om even stil te staan bij de best gelezen artikelen op www.virtualba.nl   Scopafijth - klinkt een beetje K maar de beste manier om Digitale en Business impact te bepalen De 4 stappen van een goede Business Analyse...

    Virtual BA – Update

    Aanmelden Virtual BA - Update Met de Virtual BA Update blijf je op de hoogte over de nieuwste blogs, artikelen en andere tips op Virtual BA. De Nieuwsbrief verschijnt ongeveer 1x per maand en je kan het op elk moment opzeggen. Je gegevens worden alleen gebruikt voor...

    Thuiswerk tips

    Thuiswerk tips

    Thuis werken hoe doe je dat eigenlijk?   Door Corona werken we tegenwoordig allemaal vaker thuis en is thuiswerken bijna de norm. Op de lange termijn is de verwachting dat thuiswerken onderdeel van de norm wordt. Daarom is het van belang om er voor te zorgen dat...